Zašto se menadžeri boje reći "ne"
Postavljanje granica u odnosima prema drugima jedan je od najvažnijih, ali i najtežih aspekata menadžmenta. Mnogi menadžeri suočavaju se s unutarnjim sukobom kada trebaju odbiti zahtjev, bilo od nadređenih, kolega ili podređenih. Taj strah od odbijanja proizlazi iz nekoliko psiholoških faktora. Naime, postoji duboko ukorijenjena potreba za prihvaćanjem i izbjegavanjem konflikta. To bi značilo da svi želimo biti percipirani kao pristupačni, susretljivi i timski igrači. I to ne zvuči uopće loše, sve dokle ta naša želja da udovoljimo drugima postane toliko jaka da pritom zanemarimo vlastite potrebe i prioritete.
Upravljanje sobom ključno je za upravljanje drugima
Prvo i najvažnije pravilo u postavljanju granica glasi: “Ne postavite li granice, drugi će ih postavljati za vas.” Menadžeri se često boje da će, ako kažu “ne”, biti percipirani kao nesposobni, nelojalni ili nevoljki. Taj strah dovodi do preuzimanja previše obaveza, što pak rezultira preopterećenjem, izgaranjem (eng. burnout) i značajnim povećanjem stresa.
Prema principima logoterapije, koju je razvio Viktor Frankl, pronalaženje smisla u onome što radimo ključno je za našu dobrobit. No, kada smo pretrpani zadacima koji nisu u skladu s našim primarnim ciljevima, tada gubimo smisao u poslu (a nažalost često i u životu). To stvara osjećaj bespomoćnosti i frustracije, što direktno utječe na produktivnost i mentalno zdravlje. Menadžer koji ne postavlja granice postaje reaktivan umjesto proaktivan, gubi fokus na ključne strateške ciljeve i na kraju postaje manje učinkovit.
Tri tehnike kako pametno reći “ne”
Kada se suočite sa zahtjevom koji ne možete ili ne želite prihvatiti, važno je komunicirati asertivno. To znači da ste sposobni izraziti svoje mišljenje i potrebe na jasan, pošten i direktan način, uz poštivanje osobe s kojom vodite razgovor. Primijetite, fokus je na vama i vašim potrebama, ne na drugima. Kako biste izvježbali ovakvu komunikaciju i poboljšali svoje odnose na poslu, u nastavku s vama dijelim tri tehnike koje možete odmah primijeniti.
Tehnika mosta (eng. Bridge Technique)
Ovdje je riječ o asertivnoj komunikacijskoj tehnici čiji je cilj prebacivanje fokusa s direktnog odbijanja na pronalaženje rješenja. Umjesto da kažete “ne”, ova tehnika vam omogućuje da izbjegnete direktno suprotstavljanje i umjesto toga ponudite alternativu ili uvjet, stvarajući “most” između vašeg odbijanja i suradnje.
Primjer 1:
- Situacija: Kolega vas pita da preuzmete dodatni zadatak, ali vi ste već preopterećeni.
- Odgovor: “Hvala ti na ovom zadatku, cijenim što si me pitao. Trenutno sam u potpunosti posvećen projektu X, koji je prioritet. Međutim, ako želiš, mogu ti pomoći s ovim kasnije sljedeći tjedan, ili mogu preporučiti nekoga tko je slobodan.”
Primjer 2:
- Situacija: Nadređeni vas moli da budete prisutni na dugom i neplaniranom sastanku o novom projektu. Znate da imate važan rok za drugi, prioritetni zadatak, a taj sastanak će vas uvelike usporiti.
- Odgovor: “Hvala na pozivu na sastanak. Zvuči kao važna tema. Trenutno moram dovršiti izvješće o prodaji za poduzeće X, koje je naš dogovoreni prioritet za danas. Međutim, ako možete podijeliti materijale i bilješke sa sastanka, rado ću ih pregledati čim završim s izvješćem. Također, ako je potrebno, mogu se na brzinu pridružiti na kraju sastanka kako bismo se dogovorili o mojim daljnjim koracima.”
Tehnika izjave o vrijednosti (eng. Value Statement Technique)
Ova tehnika vam pomaže da kažete “ne” bez da se osjećate krivima, fokusirajući se na ono što vam je stvarno važno. Umjesto da izmišljate isprike, jednostavno objasnite da vaši trenutni prioriteti i ciljevi ne dopuštaju da preuzmete dodatni zadatak. Time vaše odbijanje postaje izjava o vašoj odgovornosti, a ne o vašoj nespremnosti. U suštini, jasno dajete do znanja da ste posvećeni onome što je dogovoreno, a ne nečemu što bi vas skrenulo s puta. U ovom slučaju vaše “ne” je zapravo “da” vašem glavnom cilju. Dakle, ne odbijate jer ste lijeni, nego zato što ste usmjereni na druge, važnije zadatke. Vidjet ćete, u oba primjera umjesto da se ispričavate ili kažete “ne mogu”, vi se pozivate na višu svrhu ili prioritet koji je već definiran.
Primjer 1:
- Situacija: Kolega vas moli da preuzmete novog klijenta dok ste već pretrpani poslom i radite na važnim projektima za postojeće klijente. Znate da bi novi klijent zahtijevao previše vremena i ugrozio bi rokove na kojima trenutno radite.
- Odgovor: “Cijenim povjerenje što si me pitao, ali moj glavni prioritet trenutno je osigurati da naši ključni klijenti dobiju izvrsnu uslugu i da se ispoštuju svi dogovoreni rokovi. Preuzimanje novog klijenta u ovom trenutku značilo bi da bih morao ugroziti kvalitetu posla na postojećim projektima, a to nije u skladu s našom predanošću izvrsnosti.”
Primjer 2:
- Situacija: Šef vam daje zadatak za koji smatrate da je nepotreban i koji vas ometa od rada na puno važnijim, strateškim ciljevima.
- Odgovor: “Razumijem da je ovo važno, ali da bih maksimizirao svoj doprinos ciljevima tima, trenutno se fokusiram na ključne strateške projekte X i Y. Vjerujem da bi mi rad na ovom zadatku oduzeo vrijeme od toga, a naš je cilj što prije dovršiti ove projekte kako bismo osigurali uspjeh kvartala.”
Tehnika odvajanja sebe od situacije (eng. Separation Technique)
Ova tehnika, koja se često koristi u coachingu, pomaže vam da umanjite svoju emocionalnu uključenost i objektivno procijenite situaciju. Umjesto da kažete “Ja ne mogu”, što zvuči kao osobni nedostatak, potičem vas da koristite fraze koje odvajaju vas kao osobu od radne situacije.
Primjer 1:
- Situacija: Nadređeni vam želi dodijeliti novi projekt s nerelano kratkim rokom. Znate da bi prihvaćanje projekta utjecalo na njegovu kvalitetu i radili biste pod ogromnim pritiskom.
- Odgovor: “Cijenim što mislite na mene i vidite me u ovom projektu. Moja trenutna raspodjela vremena ne dopušta da ga preuzmem i završim unutar tog roka, a da ne ugrozim kvalitetu isporuke. Za dobrobit projekta, preporučujem da ga dodijelite nekome tko ima više slobodnog kapaciteta da mu se u potpunosti posveti.”
Primjer 2:
- Situacija: Kolega vas moli da provjeravate mailove i rješavate hitne zadatke dok ste na dogovorenom godišnjem odmoru. To bi vam, naravno, narušilo odmor jer se ne biste mogli opustiti.
- Odgovor: “Razumijem da je situacija hitna, ali pravila naše tvrtke ne dopuštaju da radim dok sam na godišnjem odmoru, kako bi se osiguralo da se zaposlenici zaista odmore i vrate osvježeni. Mogu ti preporučiti kolegu XY koji me zamjenjuje dok me nema.”
Kao što ste možda već i sami zaključili, sve tri tehnike temelje se na postavljanju granica koje su ključne za održavanje profesionalnog integriteta i vašeg mentalnog zdravlja. Korištenjem ovih tehnika, vi kao menadžer možete naučiti reći “ne” na prihvatljiv način. To je način koji je pristojan, jasan i učinkovit, što vam omogućuje da ostanete fokusirani i uspješni, a pritom se osjećate dobro zbog svojih odluka. Ako je tema granica “vaša tema”, od srca vam preporučujem da rad na sebi nastavite ovdje.
© Created with passion by La boss 2024. | Pravila privatnosti