Kako dati feedback u poslovnom okruženju?
Feedback je riječ na kojoj se prelamaju brojna koplja i narušavaju odnosi, naročito u poslovnom svijetu. Tome je često tako iz dva razloga:
- osoba koja daje feedback nije educirana kako ga dati
- osoba koja prima feedback shvaća ga osobno i najčešće zauzima obrambeni stav.
No krenimo redom.
Što je zapravo feedback?
Feedback se na našem govornom području prevodi kao povratna informacija. Ta je definicija dobrim dijelom točna, a ono što nedostaje toj definiciji po mom iskustvu i znanju o feedbacku je moment poklona. Da, dobro ste pročitali, feedback je poklon. Ili, kako ga se ponekad definira u literaturi za osobni rast: Feedback je hrana za šampione!
Kao što vidite, u kontekstu definicije feedbacka namjerno izbjegavam pojam negativni feedback, jer feedback je negativan samo u onim slučajevima kada ga osoba pravilno ne zna formulirati i izgovoriti.
Slijedom svega toga možemo zaključiti kako je davanje feedbacka jedna vrhunska komunikacijska vještina i zato u leadershipu mnogo pažnje posvećujemo upravo davanju feedbacka.
Feedback je tehnika kojom pomažemo nekoj osobi osvijestiti nešto čega nije svjesna, tako što joj kroz opis ponašanja, a ne svoju interpretaciju, ukažemo na ono što mi vidimo, kako bi ta osoba dobila priliku da to unaprijedi.
„Radi kako ti ja kažem“ nije feedback
Važno je osvijestiti da poanta davanja feedbacka nije u tome da zaposlenik ispunjava vaše želje – ono što vi hoćete da ta osoba uradi za vas. Vi možete dati feedback, dapače od vas kao lidera očekuje se da ga date, no trebate dozvoliti osobi da sama odluči hoće li feedback prihvatiti ili ne.
A vi, što god da je ta osoba odlučila, kao lider trebate imati mentalne i emocionalne snage da dalje podržavate osobu i vrlo, vrlo važno – da je nakon feedbacka ostavite u boljem stanju nego što je bila prije vašeg feedbacka.
Vjerujem da već dobro znate i sami koliko je vještina davanja feedbacka važna i korisna u poslovnom svijetu, a isto je tako korisna i u privatnom životu – za brak, odnose s djecom, odnose s roditeljima, prijateljima i tako dalje.
Kako pravilno dati feedback?
Mene su učili dati feedback u sendvič formi, koja je mnogima od vas također poznata. No moram priznati da mi to nije dalo osjećaj da feedback pravilno dajem, jer bih se nakon svakog pokušaja davanja feedbacka osjećala jadno, a primjećivala sam da se tako osjeća i moj sugovornik. Nisam ostavljala svoje zaposlenike u dobrom raspoloženju i često sam bila toliko frustrirana situacijama da bih nakon davanja feedbacka plakala.
Danas mi davanje feedbacka više ne predstavlja problem.
Što se promijenilo?
- Osvijestila sam da je feedback poklon.
- Osvijestila sam da je na osobi ako će feedback primiti ili neće. („Ja ti dajem feedback, a ti vidi hoćeš li ga prihvatiti i što ćeš s njime napraviti.“)
- Prije davanja feedbacka UVIJEK pitam osobu želi li da joj dam feedback.
- Kod davanja feedbacka fokus stavljam na sebe, NIKAD na drugu osobu. („Ja vidim da cijeli tjedan dolaziš na posao u 8:30, a radno vrijeme nam je od 8:00…“)
Da sumiram, shvatila sam da dati feedback s uvažavanjem, poštovanjem i dobrom namjerom, ali i dozvolom da osoba sama bira hoće li me poslušati, pojačava moj utjecaj na tu osobu i daje bolje rezultate u komunikaciji.
U nastavku ću detaljnije opisati korake u davanju feedbacka.
Osnovni koraci u davanju feedbacka
1/ Uspostaviti dobar kontakt
Nemojte odmah prijeći na davanje feedbacka. Najprije se pobrinite da je sugovorniku udobno i da vas sluša. Sugovornika obavezno pitajte: „Želiš li da ti dam feedback?“
Zatim slobodno kažite nešto što pokazuje vašu dobronamjernost, poput rečenice: „Ti znaš koliko mi znači što radimo zajedno…“ Neka ta rečenica dođe iz vašeg srca.
2/ Opišite ponašanje
Kada dajete feedback, vi možete komentirati samo opis onoga što ste vidjeli, nikako nemojte interpretirati. Vodite računa o tome da to zaista bude opis i UVIJEK rečenicu započnite s „Ja„.
Primjerice: „Ja sam primijetila da u telefonskom razgovoru s Ivanom Ivićem iz poduzeća X uvijek mašeš rukama i povisuješ ton… „
Kada biste davali svoju interpretaciju, što nažalost lideri često s pogreškom rade, onda bi ta ista rečenica zvučala ovako: „Zašto se uvijek dereš i živčan si kada razgovaraš s Ivanom Ivićem iz poduzeća X?“
Kao što sada već možete primijetiti, „deranje i živčanost“ su vaša interpretacija događaja, to je ono kako ste VI doživjeli tu situaciju. Važno je znati da često naš doživljaj neke situacije nije isti, ponekad niti slični s time kako je tu situaciju doživjela neka druga osoba.
U posljednjem primjeru problematična je i riječ „zašto“, zbog koje se sugovornik u ovoj situaciji osjeća napadnuto pa se instinktivno počinje braniti odgovorom: „Zato što…“.
Čitanje misli i oslanjanje na svoju intuiciju ovdje nije poželjno, dapače ono ugrožava vašu poziciju profesionalnog lidera.
3/ Opišite kako to ponašanje djeluje na vas
Tu je važno ponovo staviti sebe u fokus, jer to odmah sugovorniku daje do znanja da vaša istina možda nije sto posto istina za sve, već vaš osobni doživljaj onoga što je ta osoba napravila. Opišite što ste vidjeli, čuli, osjećali…
Evo primjera: „Meni se čini da si bio jako iznerviran i osjećala sam da se dereš. Mislim da to narušava tvoj odnos s gospodinom Ivanom, ali i njegov odnos prema našem cijelom poduzeću.“
4/ Dajte prijedlog za poboljšanje, savjet ili sugestiju
Ako je vaš sugovornik netko nad kime imate autoritet, na primjer, vaš suradnik iz tima kojem ste nadređeni, vi možete reći sljedeće: „Ja na tvom mjestu ne bih povisivala ton i ulazila u njegovu energiju. Jasno bih mu dala do znanja da je u redu da se ne slažemo oko toga i pitala bih što mogu učiniti da nađemo kompromisno rješenje.“
Kao što možete primijetiti, ovdje sugovorniku ne namećete što da radi, već dajete prijedlog što može učiniti kada ponovo bude u toj situaciji.
Također možete nadodati: „Gle, isprobaj, možda ti bude korisno, možda i ne, tko zna…“
Tom posljednjom rečenicom dajete osobi na izbor da vas posluša, ali i ne mora.
Generalno gledajući, kada ste dali feedback na ovaj način, skrenuli ste sugovorniku pozornost na određeni propust, dali ideju kako da ubuduće postupa, ali ništa niste nametali i niste se postavljali u superiornu poziciju (niste pametovali), zbog čega osoba nije imala potrebu braniti se, već vas je poslušala.
Kako je važno da na kraju feedbacka osobu ostavimo u dobrom raspoloženju, bilo bi poželjno da joj na neki način date priznanje, kao u ovom primjeru: „Meni je uvijek lijepo slušati tvoje prodajne razgovore koje ugodno vodiš i sigurna sam da ćeš uz malo dodatne pažnje i možda ovaj savjet koji sam ti dala pomiriti odnos i s gospodinom Ivanom.“
Poboljšajte svoju vještinu davanja feedbacka!
Ako ste na poziciji gdje u svakodnevnom radu na poslu dajete feedback, pozivam vas da mi se javite za individualni rad! U samo 5 sati coachinga zajedno možemo otvoriti pitanja poput ovih: tko ste vi kao lider, koja je vaša najbolja tehnika za davanje feedbacka, kako uspješno komunicirati s različitim tipovima ljudi, kako pametno postaviti ciljeve da ih svi razumiju…
Niste li još uvijek sigurni je li coaching za vas, kliknite ovdje i dogovorite 30-minutni besplatni uvodni razgovor.
Pokrenite se živite svoj život!
© Created with passion by La boss 2024. | Pravila privatnosti